Les étapes d’une recherche de bureaux à louer
La route est parfois longue avant la première matinée de travail dans vos nouveaux locaux. Il faut tout d’abord veiller à bien définir vos besoins ("Dois-je louer un louer un local commercial ou un local professionnel ?", "La location de bureau ERP est-elle indispensable à mon activité ?"…), consulter les annonces disponibles, visiter des immeubles de bureaux, sélectionner les bons au meilleur prix, puis négocier les conditions financières avec le bailleur.
Définir vos besoins : localisation, surface, budget, type de bail
Concevoir votre cahier des charges est primordial pour la réussite de votre projet immobilier : définissez en premier lieu si vous avez besoin d’une location de bureau de petite surface divisible ou si de grands espaces sont nécessaires, pour développer votre activité en offrant à vos salariés des conditions de travail adaptées. Ensuite, vous devrez calculer le budget que vous pourrez allouer à votre future location de bureaux sans oublier les frais annexes (charges, taxes et impôts), ainsi que l’aménagement de vos futurs espaces de travail. En fonction de ces deux premiers critères, vous pourrez dessiner le périmètre géographique de votre recherche, ainsi que le prix que vous êtes prêt à payer de manière précise, et ainsi éviter les déceptions. Les tarifs sont très aléatoires selon les villes et les quartiers ciblés. L’offre en centre-ville de Lyon ou de Paris est très différente de celle d’un arrondissement en périphérie.
Choisir entre coworking, bureaux privatifs ou open space
L’organisation et l’agencement de vos espaces de travail doit correspondre à votre activité, mais également à votre esprit d’entreprise et au confort de vos employés. La qualité de vie au travail est très subjective. Il convient donc de vous orienter vers des solutions optimisant la productivité sans négliger le bien-être. L’aménagement des bureaux est ainsi de plus en plus tourné vers un concept flexible voire divisible, intégrant à la fois les atouts des open spaces de coworking et ceux des espaces privatifs.
Rechercher des bureaux à louer en ligne et planifier des visites
Grâce à Geolocaux, vous pouvez consulter l’immense majorité des annonces immobilières de location de bureaux destinés aux entreprises partout en France, de Paris à Toulouse, en passant par Lyon ou Nantes. Si aucune ne semble correspondre à vos besoins, vous avez la possibilité de créer une alerte pour recevoir en exclusivité les prochaines offres de bureaux disponibles avec parking par exemple. Une fois votre sélection effectuée, vous pouvez contacter les agences immobilières par téléphone ou par mail en utilisant le formulaire présent sur chaque annonce. Dès vos premiers échanges avec un ou une consultant(e), vous pourrez commercer les visites d’immeubles. Pensez à faire des photos et à prendre des notes, si vous en réalisez plusieurs. En effet, rien ne ressemble plus à un immeuble de bureau qu’un autre immeuble de bureau…
Évaluer l’accessibilité et les services à proximité des bureaux
L’accessibilité aux locaux est aussi importante pour vos employés que pour votre clientèle. Ainsi, la location de bureau avec parking peut s’avérer primordiale pour les entreprises, tout comme une localisation à proximité d’axes routiers majeurs. Dans les grandes villes, la présence d’une station de transports en commun est souvent décisive, parfois même plus que l’arrondissement.
Analyser les conditions du bail : durée, charges, dépôt de garantie
Il est essentiel d’approfondir la négociation du bail et de ses clauses (pas-de-porte, durée, révision…). Votre agent immobilier vous accompagnera dans ces démarches et vous apportera son expertise, pour définir un cadre de contrat optimal pour votre activité de bureaux. Par ailleurs, dans le cadre d’une cession de bail commercial, un droit au bail est également un élément à étudier avec l’ancien locataire des lieux, sauf dans le cas d’une location de bureau neuf.
Sélectionner le bon immeuble et négocier
Parmi toute l’offre disponible, nous vous invitons à retenir trois options : votre préférée et deux solutions de secours, afin de ne pas devoir recommencer votre recherche de bureaux depuis le début, si vous vous faites doubler ou si le propriétaire considère finalement que vous ne rassemblez pas suffisamment de garanties. Il vous faudra envoyer une lettre d’intention au propriétaire avec l’aide du professionnel de l’immobilier qui vous a fait visiter l’immeuble. Cette lettre est en fait une proposition dans laquelle vous pourrez discuter des conditions souhaitées de la location de bureau. Ainsi, en fonction de l’état de l’immeuble, de la dynamique du marché ou du profil du propriétaire, votre marge de négociation sera plus ou moins large. La répartition des travaux à réaliser en cours de bail et l’accord de mois de franchise pour faciliter votre installation sont les deux éléments qui reviennent le plus souvent au cœur des débats.
Finaliser la location et préparer l’emménagement
L’ultime étape de la location d’un espace de bureaux est la signature du bail avec le propriétaire des lieux et l’intégration physique des locaux. Le déménagement est un moment important de la vie de l’entreprise. Il doit être élaboré en amont avec le plus grand soin, afin de perturber le moins possible les conditions de travail des employés. Organisez-le de manière structurée.
