Lorsque vous recherchez vos bureaux, vous passez par différentes étapes. L’une des étapes les plus cruciales sera le budget que vous allez accorder à votre recherche de bureaux. Le poste de dépense le plus élevé pour une société est le paiement de son loyer, viennent ensuite les salaires. Au regard des valeurs locatives à Paris, définir la surface exacte dont vous avez besoin pour vos futurs bureaux est primordial ! Au cours de votre recherche, le professionnel de l’immobilier qui vous accompagne se doit d’analyser au mieux vos besoins afin de vous proposer la solution la plus adéquate.
Calculez Votre surface utile
À ne pas confondre avec la surface locative, la surface utile est la surface dont vous avez réellement besoin, celle où vous allez physiquement vous installer. Pour ce calcul, on vous invite à considérer vos locaux actuels et en déduire la surface recherchée en fonction de vos besoins actuels. Dans le cas où il s’agit de votre première recherche de bureaux, voici quelques conseils :
1/ Définissez vos exigences. Souhaitez-vous un plateau de bureaux ? Des bureaux cloisonnés, des bureaux en open space, des bureaux avec une salle de réunion ou une salle de repos ? Toutes ces particularités doivent être listées au préalable afin de déterminer toutes les pièces dont vous aurez besoin.
2/ Comptabilisez le nombre de personnes travaillant dans les bureaux. Vos employés disposeront-ils d’un poste fixe ou plutôt d’un poste flexible ? De plus en plus de salariés ne travaillent pas quotidiennement à leur poste de travail, il serait dommage de louer des espaces de travail finalement inoccupés.
3/ Définissez votre façon de travailler. Certains de vos employés pratiquent-ils le télétravail ou le coworking quelques jours dans le mois ? Ceci peut varier en fonction de l’activité de votre société mais ces nouvelles façons de travailler ont fortement évolué et envisager un déménagement passe aussi par une remise en question du fonctionnement de votre structure.
4/ Tentez d’anticiper la croissance de votre entreprise afin de pouvoir placer les futurs salariés. Sera-t-elle amenée à se développer d’ici quelques années ? Dois-je prévoir des postes de travail en plus ?
Combien de m² par personne faut-il prévoir ?
La Norme NF X35-102 définit les caractéristiques des locaux de travail à usage de bureaux intégrant des équipements bureautiques. Il s’agit ici d’une norme volontaire de l’Affnor, c’est-à-dire d’un cadre de référence non obligatoire que l’entreprise peut choisir d’appliquer ou non. Voici ce qu’elle indique :
« La surface minimale recommandée est de 10 m² par personne, que le bureau soit individuel ou collectif. Si, d’après l’analyse du travail, il est nécessaire d’ajouter du mobilier, des équipements ou d’autres dispositifs, cette surface doit être augmentée en conséquence. Si l’activité principale des occupants d’un bureau collectif est fondée sur des communications verbales, il est nécessaire de prévoir au moins 15 m² par personne pour limiter les interférences entre locuteurs, sauf s’il s’agit de communications entre les occupants eux-mêmes. » Source Infodroits
La superficie de vos bureaux, une question de bien-être pour vos salariés
L’installation de vos nouveaux bureaux ne doit pas se faire au détriment du bien-être de vos équipes. Lors de votre recherche de bureau, il est important de choisir le bon immeuble et la bonne la superficie. La qualité de vie au travail est devenue un critère important, voir primordial. Les services RH prennent de plus en plus compte du bien-être salarial. La bonne qualité de vie au travail commence par un environnement de travail agréable, proposant de l’espace. Un bon environnement de travail impacte directement la productivité de vos équipes et leur capacité à travailler, tout comme le trajet domicile-travail !
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