Transférer ses bureaux sur un nouveau site est souvent un événement sensible à ne pas prendre à la légère, tant d’un point de vue logistique qu’humain. Quels qu’en soient le motif et les enjeux, il est un moment délicat, à aborder et à mener avec justesse et anticipation. Alors, par où commencer ? Comment communiquer avec les salariés et gérer leurs inquiétudes sur les trajets domicile-travail ? Existe-t-il une checklist du changement de locaux professionnels pour ne rien oublier ? Retrouvez tous nos conseils pour bien préparer un déménagement d’entreprise et le réussir dans les meilleures conditions possibles.

Pourquoi déménager son entreprise ?

Une entreprise change de locaux en moyenne tous les 3 à 5 ans. Il existe de nombreuses raisons pour déménager : réduire ses dépenses, améliorer les conditions de travail de ses employés, maximiser l’ergonomie, agrandir l’équipe et trouver de nouveaux talents… Certains espaces ne conviennent alors plus, devenus trop petits, trop grands ou difficilement aménageables. Pour optimiser son activité et motiver ses collaborateurs, une entreprise a parfois intérêt à intégrer de nouveaux locaux. Le déménagement représente un coût important et une mise en œuvre souvent complexe, dont il ne faut pas sous-estimer la dimension.

Pourquoi impliquer les salariés dans le déménagement d’entreprise ?

Les salariés représentent le noyau dur de votre entreprise. Il est essentiel de les considérer lors d’un tel événement et de les impliquer dans le processus de déménagement. Le choix de changer de locaux appartient certes à l’employeur, mais il est déterminant de communiquer les différentes étapes du projet à ses collaborateurs, afin qu’ils puissent s’organiser en amont. En effet, le transfert du siège d’une entreprise peut être perçu de manière négative pour ceux qui appréciaient leur environnement de travail et y avaient instauré une routine. Il bouscule les habitudes des salariés, ainsi que le trajet domicile-travail. Les employés seront amenés à modifier ou du moins à adapter ce dernier, pouvant impliquer le mode de transport et la durée de déplacement. Pour préserver une bonne dynamique au sein de l’équipe, il est donc impératif d’ouvrir le dialogue avec votre équipe.

Pourquoi faire appel à un professionnel du déménagement d’entreprise ?

Vous vous demandez encore si vous allez faire appel à des professionnels pour le déménagement de votre entreprise ? Ne vous posez plus la question, contactez une société spécialisée qui vous permettra de transférer vos locaux l’esprit tranquille. Quelle que soit sa taille, une entreprise cumule toujours un actif mobilier, de nombreuses fournitures et équipements bureautiques. Solliciter des déménageurs professionnels représente certes un coût supplémentaire, mais offre de multiples avantages : gain de temps, efficacité, rapidité, expérience et sécurité. Un expert du déménagement vous donne la garantie d’un changement de bureaux sans stress, puisque vous ne vous occupez de rien.

11 étapes indispensables avant le déménagement d’entreprise

1 -Évaluer les raisons du déménagement d’entreprise

Un déménagement doit être mûrement réfléchi, car il a des conséquences directes sur les conditions de travail, sur la productivité, sur les charges et sur l’activité de l’entreprise. Les raisons poussant au transfert peuvent être diverses, mais il est essentiel qu’elles soient bien définies pour être clairement exposées aux salariés, aux partenaires et aux clients. Que les espaces soient trop petits ou trop grands, que la localisation ou la configuration soient inadaptées, ou encore que les coûts soient trop importants, la décision mérite d’être justifiée et donnera des arguments solides pour convaincre chacun de son bien-fondé.

2 -Créer un rétro planning et un cahier des charges précis

Organiser un déménagement d’entreprise est un événement complexe qu’il convient de préparer en amont, afin d’optimiser son déroulement et d’éviter de nuire au fonctionnement général de la société. Définir un rétroplanning est un moyen pratique d’énumérer toutes les étapes importantes, à la manière d’une checklist. C’est la solution pour éviter tout oubli lors de la préparation, durant le transfert des locaux et une fois installé dans les nouveaux bureaux. Rédiger un cahier des charges est aussi un procédé efficace pour border votre projet. Il servira de support pour détailler vos attentes (taille et aménagement des espaces, localisation, budget, caractéristiques indispensables à l’activité et au confort des équipes…). Vous pouvez également désigner l’un de vos collaborateurs comme référent et lui confier l’organisation du déménagement.

3 -Informer vos salariés du déménagement

Transférer une entreprise a des conséquences sur ses ressources humaines. Le déménagement des bureaux suscite de nombreuses interrogations et inquiétudes, quant à la modification des trajets et à la qualité de vie au travail. Il est donc impératif de communiquer avec vos collaborateurs et de les accompagner dans ce changement d’habitudes. Pour mieux cibler le secteur géographique d’implantation de vos futurs bureaux, en préservant le bien-être de vos équipes, Geolocaux vous met à disposition un service de diagnostic sur mesure. La solution Mes employés assure une étude approfondie des déplacements domicile-travail de chacun et propose de vous aider à établir un plan de mobilité rassurant. Votre équipe doit également être informée des étapes clés du déménagement d’entreprise, pour organiser correctement la préparation des cartons, l’archivage et les sauvegardes informatiques nécessaires.

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4-Sélectionner vos nouveaux locaux

Le changement de bureaux doit répondre aux raisons du déménagement de l’entreprise (emplacement, coût, superficie, configuration, équipements…). Les éléments listés dans votre cahier des charges vous donnent un cadre de recherche précis, à exploiter par le biais d’outils tels que la plateforme Geolocaux. Pour la location d’un bureau, il vous suffit de cibler la zone géographique visée et de définir les critères essentiels, afin d’obtenir une liste d’annonces épurée. Les agences spécialisées en immobilier d’entreprise vous aideront à organiser des visites et à trouver votre local idéal.

5-Négocier et signer le bail

Une fois les nouveaux locaux choisis, votre agent immobilier peut assurer la négociation du bail commercial ou du bail professionnel avec le propriétaire. Montant du loyer, échéance de paiement, dépôt de garantie, conditions de cession et de résiliation sont autant d’éléments à évaluer. Lorsque les deux parties arrivent à un accord, la signature du bail des nouveaux locaux peut s’opérer. Cette étape importante doit alors être communiquée aux salariés, pour confirmer le déménagement de l’entreprise à courte échéance.

6-Informer votre propriétaire actuel par un préavis de départ

Si vous travaillez en espace de coworking, la grande flexibilité du concept de prestation de services vous permet de quitter les lieux très facilement, en seulement quelques jours. En revanche, si vous louez des bureaux par un bail 3/6/9 par exemple, vous êtes soumis à un délai de préavis légal, précisé dans les clauses de votre contrat locatif. Dans le cadre d’un bail commercial, il doit être adressé au propriétaire par courrier recommandé avec accusé de réception ou par acte d’huissier, généralement six mois avant de libérer les locaux. Les baux professionnels sont eux aussi soumis à un préavis de six mois, tandis que le bail dérogatoire impose une durée contractuelle ferme, sans préavis possible (sauf clause spécifique).

7-Fixer la date du déménagement

Le choix du jour de déménagement d’entreprise peut être établi en week-end ou durant une période de fermeture de la société, pour limiter le dérangement des équipes. Il peut aussi s’effectuer en semaine, en planifiant des journées de télétravail pour les employés. Quelle que soit la décision, il est important de se montrer réaliste quant aux délais. Le transfert d’entreprise est une démarche longue, nécessitant une préparation. Il est donc préférable d’être prévoyant et de s’octroyer un timing confortable, pour procéder au transfert de bureaux.

8-Choisir un professionnel du déménagement d’entreprise

Vos nouveaux locaux trouvés et votre date de transfert fixée, vous pouvez prendre contact avec différents déménageurs pour obtenir des devis et les comparer. Il vous faudra au préalable détailler le niveau de prestation souhaité. Inclure le démontage et le montage des meubles, le nettoyage des bureaux ou encore le matériel d’emballage peut rapidement augmenter le montant de la facture. Des assurances sont également proposées. Une petite structure peut évidemment opérer le déménagement en autonomie, en louant par exemple un fourgon d’un cubage adéquat. Toutefois, faire appel à un professionnel est la garantie de s’épargner beaucoup de stress et d’efforts. Il s’assurera par ailleurs de l’accessibilité aux locaux le jour J, auprès de la mairie si besoin.

9-Organiser une visite des nouveaux locaux

Présenter les nouveaux bureaux à vos équipes est l’occasion de leur permettre de mieux se projeter et de s’impliquer dans le déménagement de l’entreprise. Vous pouvez aussi choisir d’organiser une visite sur site uniquement avec les responsables désignés pour mener le projet à bien. Ces employés peuvent représenter chacun des services de la société et apporter leur expertise quant à l’installation des salariés. Leur regard constructif et opérationnel est décisif pour optimiser les conditions de travail de chacun.

10-Visualisez l’aménagement de vos futurs bureaux

Pour définir l’agencement des futurs locaux, consultez vos chefs d’équipes et prenez en considération leurs besoins matériels et pratiques. L’aménagement doit favoriser la productivité et le bien-être général des employés. Cette étape préalable va influencer l’organisation du déménagement des bureaux d’un point de vue logistique et permettre de faire du tri dans les équipements pouvant devenir superflus. C’est aussi l’occasion de vous intéresser au transfert du parc informatique et aux investissements potentiels dans du nouveau matériel bureautique ou du mobilier.

11-Adapter les contrats de travail de vos salariés (si nécessaire)

Un transfert d’entreprise s’opère parfois dans la même ville ou dans une commune voisine, mais il peut arriver qu’il s’éloigne significativement des anciens bureaux. Dans de telles circonstances, la modification des contrats de travail de vos employés peut être nécessaire, si aucune clause de mobilité n’est spécifiée. Leur accord est alors obligatoire, car la mutation ne peut pas leur être imposée. Si le déménagement s’effectue dans la même zone géographique, l’accord du salarié n’est pas requis. Ceux qui refuseraient de venir travailler dans les nouveaux locaux pourraient être licenciés pour motif personnel.

4 étapes indispensables lors du déménagement d’entreprise

Emballer vos affaires et préparer les cartons

La préparation du déménagement est l’occasion de faire du tri parmi les éléments obsolètes du bureau. Donnez des consignes claires à vos employés, pour qu’ils effectuent une sélection optimale du matériel et des équipements. Remettez-leur des cartons, afin qu’ils puissent emballer leurs effets et assurez-vous qu’ils identifient parfaitement leur contenu, pour faciliter le transfert et l’installation dans les nouveaux locaux. L’étiquetage des ordinateurs et des périphériques est également nécessaire. Vous pouvez aussi profiter de l’offre de certains prestataires proposant des solutions d’archivage numérique et de sauvegarde des données informatiques. L’inventaire du mobilier est à opérer de manière à séparer les éléments à conserver de ceux à revendre ou à jeter.

Déménagement d'entreprise

Préparer l’état des lieux de sortie des anciens locaux

À l’occasion du déménagement des locaux, vous devrez remettre en état les lieux, avant de les restituer à leur propriétaire. N’attendez pas la dernière minute pour identifier les éventuels travaux de rénovation à entreprendre. Anticipez le retrait du mobilier et des équipements et constatez les réparations ou embellissements à fournir, afin de contracter un prestataire compétent à la date souhaitée, avant la remise des clés.

Prévoir le nettoyage des nouveaux locaux

Avant de vous installer dans vos nouveaux espaces de travail, planifiez un nettoyage des surfaces. Faire appel à une société de ménage est une solution confortable pour accéder à des locaux propres et y déposer tout votre matériel. Il est préférable d’entrer dans un environnement net, pour amorcer l’aménagement des bureaux dans de bonnes conditions.

Aménager les espaces et vous installer dans bureaux

Si vous avez suivi votre checklist du déménagement d’entreprise, vous avez déjà élaboré un plan d’installation et d’aménagement des surfaces, qui soit profitable à chaque service. Que vous ayez défini le projet seul, aux côtés de vos employés ou en partenariat avec un spécialiste de l’ergonomie des environnements professionnels, il convient d’agir par étape. Déterminez en premier lieu l’emplacement de chaque bureau, pour matérialiser les espaces de travail. Il peut être judicieux de procéder ensuite à l’implantation du parc informatique. Ainsi, les effets des salariés encore sous carton ne gêneront pas l’accès aux points de connexion et faciliteront les branchements parfois complexes.

5 étapes indispensables après le déménagement d’entreprise

Nettoyer les anciens locaux après le départ

Les locaux vidés et rénovés au besoin doivent désormais être nettoyés pour l’état des lieux de sortie. Quelle que soit la formule de votre bail locatif, vous avez l’obligation de rendre les bureaux conformément à la condition décrite lors de l’état des lieux d’entrée. Dans le cas contraire, votre dépôt de garantie pourrait ne pas vous être restitué. Encore une fois, faire appel à une société de nettoyage vous déchargera de cette tâche et vous assurera un résultat professionnel.

Déclarer officiellement votre déménagement d’entreprise

Les entreprises ont l’obligation de procéder à la publication d’une annonce légale de transfert de siège dans un délai d’un mois à compter de la prise de décision. Il doit également être déclaré auprès du Centre de formalités des entreprises (CFE), par le biais du guichet unique. Un formulaire vous permet de déclarer le transfert de votre siège social et de préciser la nouvelle adresse de vos locaux. Cette démarche est indispensable pour obtenir un nouvel extrait Kbis conforme.

Communiquer votre nouvelle adresse à vos clients et partenaires

Votre changement d’adresse affecte les supports de communication de votre entreprise. Vous et vos employés devez donc mettre à jour les informations de contact de votre site internet et de vos catalogues, rééditer vos cartes de visite, modifier vos signatures d’emails… Il est également nécessaire d’informer vos fournisseurs (électricité, gaz, internet…), vos partenaires et vos prestataires de ce déménagement, ainsi que votre clientèle. Anticipez ces démarches dès que votre date de transfert est définie.

Faire le bilan du déménagement d’entreprise

Vos nouveaux locaux intégrés, il est l’heure du bilan. Demandez à chaque collaborateur de partager tout problème rencontré d’ordre matériel ou informatique. Un téléphone et un ordinateur peuvent ne plus fonctionner ou un meuble peut être endommagé. Assurez-vous que l’information remonte bien au service en charge des aspects techniques. Signaler les dysfonctionnements permettra de rendre les bureaux opérationnels plus rapidement. Parallèlement, veillez à ce que vos employés se sentent à leur aise dans ce nouvel environnement. Si des changements d’aménagement ou d’organisation doivent s’opérer, c’est maintenant !

Organiser l’inauguration de vos nouveaux bureaux

Le déménagement d’une entreprise est une étape importante, induisant souvent une évolution positive de la société. Célébrer l’arrivée dans les nouveaux bureaux est une bonne idée pour marquer le coup et renforcer la cohésion dans votre équipe. C’est aussi l’occasion de remercier vos salariés pour leur implication dans le projet et sa réussite.

En résumé, pour bien préparer un déménagement d’entreprise…

Il est essentiel d’anticiper les démarches et de les lister, pour être pleinement en capacité de le mener à son terme. Une bonne préparation, en suivant les étapes et les conseils pré-déménagement, est la clé d’un déroulement fluide et sans encombre. Soyez transparent avec vos collaborateurs sur les raisons de ce transfert et impliquez-les au plus tôt, afin de leur laisser le temps d’appréhender le changement et de les inciter à y prendre part.

Alexis Estevao