Le déménagement des locaux professionnels est une étape importante dans l’histoire d’une entreprise. Mais entre les bureaux et les tables à transporter, la sauvegarde du parc informatique, la communication en interne, les devis, les prestataires et les changements d’adresse et les éventuels travaux à réaliser, une organisation rigoureuse est indispensable pour éviter de se retrouver avec des piles de cartons, des collaborateurs complètement désorientés et trois mois de retard sur la road-map. Un mauvais timing, et ce sont des pertes d’exploitation assurées. Voici donc la checklist à suivre dans le temps pour bien s’organiser lors du déménagement de ses bureaux.
# Faire un audit des locaux
Avant la signature du bail, faire du repérage dans vos futurs bureaux permet de s’y projeter et de décider de l’emplacement des postes et du mobilier. C’est également l’occasion de vérifier si d’éventuels travaux sont nécessaires, au niveau des câblage par exemple, ou de la climatisation. Cette inspection vous fera gagner un temps précieux sur l’installation le jour du déménagement.
Aussi, il faut envisager impérativement le déménagement de l’entreprise sous l’angle du management pour que les choses se passent au mieux et que même le changement de locaux puisse entraîner une amélioration de la productivité et de la motivation des salariés. Le jour de l’audit, faites participer le(s) ou la délégué(es) du personnel au plan de disposition des futurs postes et bureaux.
# Mettre en place une feuille de route
Indispensable dans ce genre de situation, la feuille de route est en quelque sorte un agenda comprenant les dates des principales étapes du déménagement. Un planning qu’il faudra communiquer à l’ensemble des salariés et mettre régulièrement à jour. Dans les grandes lignes, cela peut ressembler à cela :
- Prévenir du déménagement à J-60
- Présenter les nouveaux locaux et la nouvelle organisation des locaux, effectuer le transfert des contrats d’énergie et de la ligne téléphonique à J-30
- Distribuer les cartons à J-15
- Présenter le planning précis du jour J à J-7
Plutôt qu’un simple mail formel, prenez le temps de noter toutes ces étapes dans un agenda numérique et de le partager avec l’ensemble de vos collaborateurs.
# Rédiger un cahier des charges
Le cahier des charges d’établir les conditions précises et le budget du déménagement : ordre d’installation des postes, mobiliers, tâches relevant des professionnels et tâches relevant de l’entreprise, liste détaillée des biens à déménager ainsi que leurs valeurs.
Ce cahier des charges vous permettra de demander des devis précis et de mieux les comparer. Commencez-le en avance : environ trois mois avant le déménagement, cela vous permet d’obtenir des devis différents (les prix peuvent aller du simple au double pour la même prestation) et de vous assurer de la disponibilité des prestataires.
# Avertir les principaux concernés
Les collaborateurs certes, mais également le CE et CHSCT et vos fournisseurs d’énergie et d’accès à Internet, afin d’organiser le transfert de vos contrats et de votre ligne téléphonique. Par ailleurs, contactez un prestataire qui se chargera du transfert du votre parc informatique : sauvegarde des données, des serveurs et des baies de brassage. C’est également lui qui se chargera de tester le réseau et de la connectique dans vos nouveaux locaux.
