Une fois les locaux de vos rêves trouvés, que ce soit dans une location de bureau classique ou un coworking, se pose la question de leur aménagement. Entre open space optimisé et bureaux individuels classiques cloisonnés, le choix n’est pas toujours évident. La qualité de vie au travail joue un rôle primordial dans la productivité de vos équipes. Il est donc décisif d’adopter la meilleure solution d’organisation de votre espace. Découvrez les avantages des plateaux ouverts et leurs points faibles, en comparaisons aux modèles traditionnels.
Qu’est-ce qu’un open space ?
L’histoire des bureaux ouverts
L’open space consiste en un plateau de bureaux ouvert et donc dépourvu de cloisons pleines. Les postes de travail peuvent y être légèrement isolés par des cloisons basses, mais l’espace demeure une pièce unique. Ce concept a vu le jour au début du 20e siècle, au sein d’immeubles professionnels réservés aux activités administratives. Pour optimiser l’aménagement des espaces, les employés y sont installés à la manière d’une salle de classe. Ce format se popularise dans les années 50 et s’impose durablement dans les entreprises des grandes villes américaines et européennes, principalement pour des raisons financières, car l’achat et la location de bureau coûtent cher.
Où retrouver des open spaces ?
De nos jours, le système de plateaux ouverts s’est largement démocratisé, jusqu’à devenir un véritable mode de travail. Les espaces de coworking sont l’exemple parfait du succès des bureaux en open space. La formule se retrouve également au sein des services administratifs, digitaux et marketing des entreprises de toutes tailles.
Pourquoi opter pour open space ?
Une entreprise peut choisir d’aménager ses locaux en open space pour des raisons économiques. La location de bureau à Paris, par exemple, est onéreuse et l’optimisation des espaces est primordiale pour limiter les coûts. Elle peut aussi privilégier cette organisation interne pour rapprocher ses équipes. Quelles que soient les motivations de la société, le sujet fait débat et le concept se voit parfois critiqué par les employés, voire par des psychologues (Élisabeth Pélegrin-Genel Comment (se) sauver (de) l’open space ?*), considérant le modèle incompatible avec un niveau correct de qualité de vie au travail.
Avantages de l’open space
Favoriser la communication
L’idée de hiérarchie est souvent induite par les murs et le cloisonnement des espaces dans une entreprise. En les enlevant, la communication entre les employés devient plus simple et plus naturelle. Cette amélioration des échanges fluidifie le partage d’informations et engendre un état d’esprit positif qui a des conséquences directes sur l’augmentation du travail en équipe et la créativité. Les interactions entre collaborateurs sont aussi bénéfiques à la société par une meilleure visibilité de chacun sur les tâches du reste du groupe et sur les projets portés. Les établissements de coworking à Paris et partout en France ont bien compris ces atouts productifs et valorisent les open spaces.
Donner une ambiance conviviale au bureau
Les espaces ouverts ont l’avantage de rapprocher les employés. L’atmosphère des grands plateaux est plus conviviale que les bureaux individuels, créant des frontières entre les salariés. En facilitant les échanges, ils développent une ambiance plus chaleureuse entre les collaborateurs. Certaines entreprises poussent le concept encore plus loin en mettant à disposition du personnel des zones favorisant l’amusement et les moments de détente. Il est ainsi fréquent de trouver un espace de restauration partagé, des surfaces aménagées pour se relaxer ou pour se divertir, autour d’une table de ping-pong ou d’un baby-foot.
Rendre les équipes plus réactives
La cohésion d’équipe est largement favorisée par les open spaces et les interactions rapides augmentent significativement la productivité. En restant à leur poste et en se retournant simplement vers leurs collègues, les salariés gagnent en efficacité. Le gain de temps généré par l’économie d’emails ou de communications téléphoniques est évident. Les résultats liés à cet accroissement de réactivité sont pour leur part indéniables.
Réaliser des économies d’espace et de coûts
L’une des raisons principales aux aménagements d’open spaces est la recherche d’économies par l’entreprise. Acheter des bureaux à Paris ou dans toute grande ville dynamique est souvent très onéreux. Les louer peut également revenir cher et l’une des solutions pour limiter les dépenses est d’optimiser l’occupation des espaces de travail. La définition du coworking est le meilleur exemple de cette organisation, visant à partager les lieux et leurs équipements, pour les rentabiliser.
Opérer une gestion simplifiée des équipes
Pour les managers, pouvoir être au contact de l’ensemble de leurs équipes simultanément est un véritable atout. Coordonner les projets entre chaque intervenant et gérer une organisation fluide est amplement facilité par une supervision globale, au sein d’un unique espace de travail.
Inconvénients de l’open space
Un environnement plus bruyant
Ouverts sur de larges superficies et accueillant de nombreux employés, les espaces en open space sont évidemment plus bruyants que les postes individuels cloisonnés. Stimulante pour certains, l’ambiance animée de ces lieux peut gêner la concentration d’autres salariés et parfois nuire à leur productivité. Acheter des bureaux pour les aménager de la sorte mérite d’être bien réfléchi en amont, pour ne pas pénaliser le bien-être au travail des collaborateurs.
Une perte d’intimité
Incontestablement, la confidentialité est sacrifiée par ce concept d’open space partagé. Selon l’activité de chacun, il peut donc être requis d’aménager des bureaux privatifs, pour préserver l’intimité. Le profil de certains employés peut aussi nécessiter une installation dans un espace individuel. En effet, la sursollicitation peut représenter une véritable toxicité pour les uns et à l’inverse une source d’énergie pour les autres.
La possibilité de conflits
Les rapports humains sont souvent l’aspect le plus complexe à gérer dans une entreprise. En installant un grand nombre d’employés dans un même espace, il est fréquent de voir des tensions naître et des conflits apparaître. Entre discordance des personnalités, modes de travail distincts et valeurs personnelles, un environnement de travail partagé peut déclencher des brouilles.
Des risques pour la santé
Sans dramatiser les conditions de travail en open space, il est important de signaler que des troubles de santé peuvent être constatés. Les espaces ouverts disposent souvent d’aménagements moins qualitatifs et moins ergonomiques que les bureaux classiques. Mobilier standardisé et éclairage peu naturel peuvent provoquer un inconfort chez les salariés et parfois entraîner des maux de tête ou des douleurs musculosquelettiques.
Les challenges de l’espace de travail ouvert
Malgré ses atouts indéniables en matière d’optimisation des espaces et d’amélioration de la collaboration, l’open space ne convient pas toujours à l’activité de l’entreprise ou à ses employés. Le sujet fait ainsi l’objet de nombreuses études, afin d’en déterminer les limites. Néanmoins, avec l’augmentation du travail hybride et des horaires aménagés pour permettre le télétravail partiel, ce modèle d’organisation prend tout son sens. Pour fonctionner, il doit toutefois être personnalisé et se montrer flexible, pour répondre aux attentes de chacun et favoriser la productivité globale.
Open space ou bureau traditionnel : que choisir ?
Le plateau de bureaux ouvert est économique. Il a aussi l’avantage de stimuler les échanges et de créer une cohésion d’équipe. Le bureau privatif favorise la concentration et offre plus de confort aux employés. Le choix entre les deux agencements est propre à chaque entreprise. Il dépend du mode de fonctionnement de la société, de son style de management, du profil des collaborateurs et de leurs activités. Un open space conviendra ainsi mieux à un groupe de designers ou de commerciaux, qu’à un des comptables ou des responsables financiers.
Conseils pour optimiser l’aménagement d’un open space
Pour qu’un open space fonctionne et que la bonne ambiance soit au rendez-vous, il est essentiel de bien réfléchir à son aménagement.
Intégrer une zone de confidentialité. Il est indispensable d’offrir à vos employés la possibilité de s’isoler confortablement, pour passer des appels au calme. Pensez à l’installation de cabines acoustiques individuelles ou adaptées à l’accueil de plusieurs personnes.
Prévoir une salle de réunion. Un lieu de rencontre professionnelle est recommandé pour permettre à une partie de vos équipes de se rassembler et d’échanger sur un projet, à l’écart des collègues non concernés par le sujet.
Offrir des espaces de détente. Le travail en open space peut être énergivore. En donnant accès à vos employés à des zones de repos pour s’octroyer une pause dans la journée, vous optimiserez leur productivité et favoriserez les échanges.
Miser sur la lumière naturelle. Les éclairages au néon sont un véritable enfer pour les salariés. Plus vos locaux offriront de fenêtres, plus l’ambiance sera agréable et bénéfique au confort de travail.
Choisissez du mobilier ergonomique. En fournissant du matériel de qualité à vos collaborateurs, vous améliorez leur environnement de travail au sein d’un open space.
Si vous déménagez bientôt dans de nouveaux locaux et que vous hésitez encore entre open space et bureaux traditionnels, prenez le temps de vous poser les bonnes questions et de choisir la solution adaptée à votre entreprise et à vos employés.
*Source Éditions Parenthèses
