Le flex office fait partie des nouvelles solutions immobilières en matière de bureaux. Il s’inscrit dans la lignée du concept collaboratif du coworking, prônant la mise en commun des installations. Intégré aux entreprises, il propose une réorganisation des espaces de travail et de leur usage, se basant sur des principes de flexibilité et de mutualisation. L’adoption de ce modèle soulève évidemment des interrogations quant à ses bénéfices et à ses zones d’ombre. Découvrons quels sont les atouts et les limites de ce format en plein essor.
Le flex office, c’est quoi ?
Définition du flex office
Le concept de flex office consiste en une modification de l’environnement de travail et de son organisation, ayant pour objectif d’optimiser l’occupation des lieux et de dynamiser la culture d’entreprise. Aussi nommé flex desk, il s’inscrit dans une vision collaborative et propose de supprimer toute attribution de poste de travail, permettant donc à chaque employé de s’installer où il le souhaite chaque jour. Il est également l’un des axes épousés par la notion de flex working, combinant la flexibilité du lieu de travail à celle des horaires d’activité. Il peut être mis en place par la société ou adopté par une location de bureaux opérés, intégrant cette pratique à son fonctionnement.
Comment fonctionne le flex office
Le flex office est une version plus poussée du desk sharing (occupation partagée d’un espace de travail), s’appliquant à l’ensemble de l’entreprise. En l’absence de bureau attitré, le salarié peut ainsi travailler dans un endroit propice à son activité : un open space ou une salle de réunion pour échanger en équipe, un bureau fermé ou une phone box pour optimiser sa concentration.
Les employés peuvent aussi aménager leur temps de travail entre le bureau, un espace de coworking et la maison. En effet, ce concept moderne est un mode de travail hybride, intégrant le télétravail comme option.
Pourquoi les entreprises choisissent-elles le flex office ?
Les avantages du flex office
Plusieurs raisons peuvent pousser à adopter le flex office comme modèle d’organisation du travail. La réduction des coûts immobiliers est la première. La location de bureau à Paris et dans d’autres villes françaises a connu une telle inflation, que certaines entreprises ne sont plus en mesure de s’installer dans des locaux de grandes surfaces. Pour diminuer leurs dépenses, elles parient sur une optimisation de l’occupation des postes de travail. Par ailleurs, la démocratisation du télétravail renforce cette nécessité d’ajuster la superficie des bureaux à leur réelle fréquentation.
La deuxième est justement de pouvoir bénéficier de plusieurs jours de télétravail par semaine, améliorant la qualité de vie des salariés et limitant les contraintes liées aux trajets domicile-travail.
La troisième est une évolution de la collaboration, de la communication et de la créativité. Le flex office, en incitant les employés à s’installer à différents postes, favorise les relations entre les services et développe l’esprit d’équipe. Il participe à instaurer une synergie et dynamise la productivité.
Les inconvénients du flex office
La question reste de savoir si ce modèle est viable et si ses apparents points négatifs peuvent être contournés. On reproche en effet souvent au flex office de générer des espaces de travail impersonnels et dépourvus d’intimité. La mutualisation des postes impose effectivement de laisser les bureaux vides en fin de journée. Exit donc les photos et objets personnels. Pas évident non plus de s’assurer un environnement calme, lorsque l’installation quotidienne dépend des sièges vacants à l’arrivée du salarié.
Ce concept flexible peut aussi créer des tensions entre les collaborateurs, si par exemple certains s’obstinent à toujours occuper les « meilleurs » postes. Dans la même veine, l’hygiène est une problématique récurrente, soulevée par le partage du matériel bureautique. La méthode clean desk est ainsi souvent imposée par les entreprises, pour garantir un nettoyage des postes en fin de journée.
Enfin d’un point de vue organisationnel, le flex office peut être stressant pour les salariés, ne sachant pas s’il pourront accéder à un espace de travail adapté à leurs besoins en arrivant le matin dans les bureaux.
Chiffres clés du flex office
Si les entreprises optent pour le flex office, c’est aussi en raison de statistiques dressant un constat : le mètre carré immobilier coûte cher et les salariés fréquentent de moins en moins leur lieu de travail. Acheter des bureaux à Paris ou payer un loyer est un investissement qui pèse sur la société. Les surfaces doivent donc être optimisées. Or en 2023, plus d’un quart des employés en France ont recours au télétravail et la moitié d’entre eux le pratique plus de deux jours par semaine(1). Si l’on ajoute à cela les absences liées aux déplacements professionnels, aux congés et aux arrêts maladie, il est facile de se rendre compte de la sous-exploitation des locaux.
Flex office vs bail 3-6-9 : que choisir ?
La location en bail de longue durée n’est pas incompatible avec l’adoption d’un mode organisationnel basé sur le flex office. Néanmoins, le concept est principalement intégré par les entreprises misant sur la souplesse contractuelle et s’orientant donc vers des solutions locatives moins contraignantes. La location de bureaux opérés répond parfaitement à leurs attentes et exploite souvent le format de bureau flexible, à la manière d’un coworking privatif aux multiples services partagés. Grâce à cette méthode locative, les sociétés en très forte croissance, du type start-up après une levée de fonds, profitent d’une solution sur-mesure et correspondant à la culture d’entreprise dynamique recherchée.
Cette option peut s’avérer moins pertinente pour les sociétés qui ont une vision à moyen ou long terme et une maîtrise de leurs charges fixes. Si l’ensemble des coûts liés à un déménagement comme l’acquisition du mobilier et les dépenses quotidiennes sont très importants au début, ils s’amortissent très vite avec les années. Rien ne les empêche alors de créer un open space en flex office, où chaque employé est libre de s’installer où il le souhaite, et de proposer en complément des espaces plus privatifs pour s’isoler ou se réunir en petits groupes, selon les besoins de l’activité du moment.
Mise en place du flex office
Étapes clés pour implémenter le flex office
La mise en place du flex office n’est pas une mission facile. Il est recommandé de solliciter les conseils d’un professionnel, expert en organisation des environnements de travail, pour mettre en œuvre cette solution au sein de votre entreprise. Plusieurs aspects sont à prendre en compte lors de l’adoption du concept :
- 1- Gérer l’organisation des espaces de travail partagés ;
- 2- Informer et rassurer les employés sur la perte de stabilité et d’intimité ;
- 3- Installer un outil de suivi des jours en présentiel/distanciel des équipes ;
- 4- Instaurer et communiquer les règles internes à soumettre au personnel.
Aménagements d’un espace en flex office
Le flex office impose d’aménager les espaces et de les organiser de manière à maximiser les conditions de travail des salariés et à favoriser leur productivité. Un open space est généralement déployé et complété de zones plus privatives, telles que des bureaux cloisonnés, des salles de réunions ou des cabines acoustiques individuelles. Pour simplifier cette étape et faciliter la gestion de vos nouveaux bureaux flexibles, des spécialistes tels que FlexTeam proposent des solutions permettant de piloter les espaces, d’en optimiser l’exploitation et de suivre les jours de télétravail des équipes. Des technologies peuvent désormais renseigner les employés en temps réel sur les postes disponibles ou offrir un système de réservation de salles de meeting par exemple.
Gestion du management dans un environnement flex office
La gestion de l’humain est le facteur le plus délicat dans une entreprise. Or le flex office induit un bouleversement dans les habitudes des salariés et peut donc être source de problèmes. Pour les éviter, il est essentiel d’ajuster le management à cette transition et de se tourner vers une approche conciliante. Intégrer le télétravail de manière pérenne et offrir la liberté à chacun de déterminer l’environnement de travail le mieux adapté pour accomplir telle ou telle tâche est une marque de confiance qui se doit d’être valorisée. Il est aussi indispensable de cultiver l’esprit d’entreprise et le sentiment d’appartenance.
Vers une évolution du flex office : l’Activity Based Working (ABW)
L’une des mises en œuvre du flex office, s’inspire de la définition du coworking. L’Activity Based Working est un principe s’intégrant parfaitement dans le modèle de bureau flexible. Il consiste à sélectionner un poste de travail correspondant à son activité du moment. La variété d’espaces conçus pour permettre l’exécution de tâches spécifiques améliore le confort des employés. Par exemple, un salarié peut s’installer le matin dans une cabine acoustique individuelle, pour préparer une présentation au calme. Plus tard dans la journée, il peut regagner l’open space pour échanger sur une problématique avec ses collègues, puis retourner dans un phone booth pour passer quelques appels confidentiels et enfin rejoindre une salle de réunion, pour recevoir ses collaborateurs et leur présenter son projet abouti.
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Sources officielles :
(1) Source DARES – Ministère du travail (Comment évolue la pratique du télétravail depuis la crise sanitaire ? – 5 novembre 2024)
