Le flex office fait partie des nouvelles solutions immobilières en matière de bureaux. Il y a d’abord eu le coworking que nous connaissons tous depuis plusieurs années maintenant, permettant de louer un ou plusieurs postes de travail dans un cadre magnifique tout en profitant de multiples services communs inclus dans la prestation. Ces espaces sont plus flexibles et plus collaboratifs et les entreprises se questionnent sur l’organisation du travail à appliquer : Doit-on réduire la surface des bureaux avec l’essor du télétravail ? Les équipes grandissent mais vous ne souhaitez pas déménager ? Découvrez comment le flex office vous permet de gérer vos espaces et vos équipes en toute simplicité.
Le flex office, c’est quoi ?
Le flex office vient répondre à deux critères en même temps : la flexibilité et la personnalisation. Le flex office c’est : une surface de bureaux privative, aménagée sur-mesure et avec un contrat flexible variant avec une durée minimum de 6 à 24 mois en fonction des travaux qui auront été engagés. Les employés peuvent partager leur temps de travail entre le bureau et la maison. Ils n’ont pas de bureau attribué mais plutôt un choix d’espaces de travail partagés : salles de réunions, salles créatives, phone box… Ils ont alors la possibilité de travailler dans l’endroit propice à leur travail quotidien. Par exemple, un collaborateur peut choisir de travailler dans un bureau fermé pour une tâche nécessitant de la concentration, puis se déplacer vers une zone de travail collaboratif pour une réunion d’équipe.
Combien coûte le flex office ? Pour simplifier, quand une surface revient à 500€/m2/an/HT/HC pour un bail classique 3-6-9, en flex office cette même surface peut coûter deux fois plus cher soit 1.000€/m2/an. Néanmoins, ce coût prend en compte tous les investissements en mobilier, chaise… et les dépenses quotidienne comme le téléphone ou internet… C’est donc plus cher mais il est plus facile de quitter les locaux et surtout plus tôt sans avoir à déménager les meubles.
Flex Office vs Bail 3-6-9
Les flex office est sans aucun doute la solution pour les sociétés en très forte croissance du type start up après une levée de fonds. Vous aurez des bureaux à votre enseigne, selon vos goûts et l’image de votre entreprise sans même vous soucier de toutes les choses à faire lorsque l’on décide de prendre des bureaux en bail classique. C’est comme à l’hôtel avec le choix du mobilier.
A l’inverse, cette solution est beaucoup moins adaptée aux sociétés qui ont une vision à moyen ou long terme et une maîtrise de leurs charges fixes. Si l’ensemble des coûts liés à un déménagement comme l’acquisition du mobilier et les dépenses quotidiennes sont très importants au début, elles s’amortissent très vite avec les années installé au même endroit.
Le bail 3-6-9 n’est pas prêt de disparaître mais ces nouvelles solutions répondent à des réels besoins que rencontrent les entreprises mais à moyen long terme, la société arrive à un point où trouver ses locaux est primordial pour plusieurs raisons. En fonction de votre activité, de votre spécificité, de l’historique de la création de votre entreprise, le lieu où vous êtes implanté raconte qui vous êtes et les valeurs que vous portez. Vos bureaux sont l’âme de votre entreprise !
Au premier regard, en arrivant dans vos locaux, vos clients ressentent votre personnalité, votre convivialité, votre force et la confiance qu’ils peuvent avoir en vous et en ce que vous êtes capables de leur apporter. Pour un chef d’entreprise, le choix de l’implantation à un impact sur la vie de l’entreprise et de celle des salariés !
Pourquoi les entreprises choisissent-elles le flex office ?
Les raisons principales qui poussent une entreprise à choisir le flex office peuvent être :
- Réduction des coûts immobiliers
- Amélioration de la collaboration et de la communication entre les employés
- Flexibilité dans les horaires et les lieux de travail des équipes
Comment mettre en place le flex office ?
La mise en place du flex office n’est pas une mission facile, il est préférable de passer par un professionnel expert pour mettre en place cette solution au sein de votre entreprise. Il faut prendre en compte de nombreux éléments comme :
- La gestion des espaces de travail partagés
- La perte de stabilité
- Le suivi des jours en présentiel / distanciel des équipes
- Les espaces disponibles dans vos locaux
Vous pouvez faire appel à notre partenaire FlexTeam pour fluidifier votre expérience hybride et simplifier l’expérience utilisateur. FlexTeam est une plateforme collaborative qui vous permet de gérer vos espaces, suivre les jours de télétravail de vos équipes, éviter les situations de surexploitation ou sous exploitation des espaces de travail et d’engager davantage vos collaborateurs.
